Lo que debe saber sobre las compras como nuevo propietario de un negocio
El insomnio tiende a ir de la mano del emprendimiento, especialmente para los líderes centrados en recortar gastos y mantener sus operaciones financieramente seguras. Como muestra el Índice de Preocupación de la Pequeña Empresa, el flujo de caja es el segundo mayor dolor de cabeza que mantiene a los fundadores despiertos por la noche, justo después de la economía en general. Pero no tiene que perder el sueño si toma medidas de compra proactivas.
¿Desea realizar una operación más eficiente? Establezca y mantenga procedimientos de compra más eficientes. Al fin y al cabo, los comportamientos y protocolos de compra pueden ahorrarle a su empresa toneladas de dinero o crear un montón de gastos inútiles. Usted quiere lo primero, no lo segundo.
Empiece a reducir el exceso de gasto revisando sus procesos de compra y aprovechando estas técnicas de ahorro de tiempo y dinero.
1. Únase a un GPO
Los directores generales y agentes de compras de las pequeñas empresas se quejan a menudo de que no consiguen las mejores ofertas en materiales, suministros u otros artículos necesarios porque compran muy poco. Una forma fácil de resolver este problema es aumentar el poder de compra de su empresa uniéndose a una GPO, u organización de compras en grupo.
Las GPO permiten a las empresas agruparse y recibir descuentos por volumen en los productos que necesitan. Los proveedores trabajan con gusto con las GPO porque obtienen la ventaja de poder vender más de una vez, a menudo con una garantía mínima. Los miembros de las GPO aprecian el hecho de unir fuerzas con empresas afines para poder obtener excelentes ofertas sin tener que comprar más de lo que necesitan para conseguir menores costes por unidad.
¿Qué GPO tiene sentido para usted? Lo ideal es considerar la estructura de cada GPO, así como los tipos de productos que suministra. El GPO que elijas tiene que ser rentable y ofrecer descuentos atractivos en cosas que ibas a comprar de todos modos.
2. Renegociar con los proveedores
Prácticamente todo en los negocios es negociable. Por eso es útil que revises tus acuerdos de compra con todos los proveedores, buscando lugares y oportunidades para negociar contratos actualizados.
Renegociar con los proveedores puede ser una forma eficaz de reducir significativamente su desembolso mensual de dinero. Por ejemplo, puedes aceptar firmar un contrato más largo con un proveedor específico a cambio de una tarifa más baja por objeto. O su proveedor podría ofrecerle un ahorro si compra más artículos a su empresa en lugar de comprarlos a uno de sus competidores.
Es posible que tenga que ser un poco creativo durante este intercambio, pero la exploración de las posibilidades puede llevar a un aumento de dólares en su cuenta cada trimestre. También puede aumentar sus conocimientos sobre compras para poder formar a su personal.
3. Planifique sus compras
Todos hemos sido culpables de comprar por impulso. Por eso cogemos 10 dólares en caramelos y chicles mientras esperamos en la caja. Sin duda, las compras impulsivas personales a pequeña escala probablemente no le arruinarán el mes. En cambio, las compras impulsivas para su negocio pueden mermar sus márgenes de beneficio.
Si las compras de su empresa no se planifican con suficiente antelación, podría caer en un ciclo de gastos excesivos, por no hablar de que acabaría con un exceso de inventario en su almacén o depósito. Antes de realizar compras que parezcan de última hora o incluso impulsivas, dé un paso atrás. Pregúntese por qué tiene que comprar los artículos que no estaban originalmente en su lista. ¿Son necesarios? ¿Está cediendo a la presión o a un «instinto visceral» que va en contra de sus datos objetivos?
A medida que te conviertas en un maestro de la planificación de las compras, estarás en condiciones de compartir tu nueva habilidad con tus equipos directivos. Ayúdeles a ver el valor de proyectar cuándo van a necesitar algo, incluso si es algo tan pequeño como las notas Post-it o los cartuchos de tinta de la impresora. Un poco de previsión puede llevarle a convertirse en un administrador más inteligente de sus ingresos.
4. Pasar a lo digital o al medio ambiente
¿Siente que está comprando resmas de papel, sólo para terminar reciclando la mayor parte? ¿Ha empezado a preguntarse si merece la pena comprar platos de papel, utensilios de plástico y botellas de agua desechables para su equipo? Muchas compras que antes tenían sentido podrían desecharse sin tener un efecto cultural u operativo negativo.
Tal vez puedas invertir en un software de colaboración para reducir tu dependencia del papel. Tal vez todos puedan traer sus propias botellas de agua, platos y utensilios. Habla con tu equipo sobre los métodos para aumentar la eficiencia mediante soluciones más ecológicas o digitales.
¿Le preocupa que el personal sienta que está pellizcando? Explícales que reducir las compras innecesarias libera dinero para las bonificaciones y otros beneficios. Además, buscar formas de maximizar los beneficios es un acto de responsabilidad empresarial.
5. Pagar mensualmente las cuentas con intereses
Es posible que se apoye en el uso de tarjetas de crédito o de una línea de crédito para hacer compras. Muchas pequeñas empresas lo hacen. Sin embargo, intente pagar sus saldos todos los meses, o al menos pagar todo lo que pueda. En julio de 2020, el tipo de interés medio de las tarjetas de crédito para empresas rondaba el 15%. Los altos tipos de interés pueden erosionar rápidamente tus medidas de ahorro.
¿Qué pasa si no puedes pagar todo y tienes que mantener un saldo? Coge el teléfono para hablar con la compañía de tu tarjeta de crédito. Es posible que puedas negociar un tipo de interés más bajo, sobre todo si tu riesgo crediticio es bajo y tu historial de pagos puntuales es impresionante.
Incluso si está seguro de que sus esfuerzos no van a funcionar, dé este paso. Muchos empresarios se sorprenden al descubrir lo flexibles que pueden ser las compañías de tarjetas de crédito. E incluso una pequeña reducción del tipo de interés puede suponer cientos o miles de dólares al año en tu bolsillo.
No vuelva a dejar que las preocupaciones por las compras le estresen. En su lugar, controle sus gastos de compra. Sentirás que tienes más control sobre lo que ocurre en tu organización y, con suerte, recuperarás esas horas de sueño perdidas.