Devolver algo: cómo organizar un evento de recaudación de fondos con éxito
Hay muchas razones positivas para implicar a su empresa en una organización benéfica que le resulte cercana, pero, a pesar de sus nobles intenciones, hay que conseguir el equilibrio y el enfoque adecuados cuando se intenta mezclar los negocios con la caridad.
A continuación le ofrecemos algunas indicaciones sobre cómo organizar un evento de recaudación de fondos con éxito y qué tipo de preguntas debe responder para que todo salga según lo previsto.
¿Qué espera conseguir con el evento?
Si vas a organizar y patrocinar un acto de recaudación de fondos, debes preguntarte qué quieres conseguir con la velada y si tienes otros objetivos además de recaudar dinero para una causa digna.
La forma de organizar el evento es diferente, y si lo que buscas es dar a conocer tu negocio y ampliar tu red de contactos, además de recaudar algo de dinero, siempre es mejor dejar que esos objetivos definan tu estrategia.
Muchos eventos benéficos suelen tener más de una aspiración en cuanto a lo que intentan conseguir, por lo que no hay nada malo en pretender recaudar dinero además de obtener algo más del evento para su empresa.
Establecer un presupuesto
Si tienes un negocio, sabrás lo importante que es crear un presupuesto para mantener el flujo de caja, y cualquier evento de recaudación de fondos que vayas a organizar tiene que estar bien calculado y presupuestado para que todo salga bien.
Un presupuesto exhaustivo es una parte integral de cualquier plan de evento de recaudación de fondos y será esencial que te propongas costear y planificar todo lo que necesitas para el evento.
Intente contabilizar todos los gastos, desde el alquiler del local, la seguridad del personal y los costes de entretenimiento, y recurra a alguien para que le ayude con las soluciones de identificación de los invitados, a fin de reforzar la organización profesional que ha puesto para que el evento se desarrolle sin problemas.
Razones para elegir su organización benéfica
Si consigue encontrar una organización benéfica que signifique algo para usted o su empresa, le ayudará a desarrollar una relación significativa que beneficie a ambas partes.
Hay varias razones perfectamente plausibles por las que puede decidir intentar desarrollar una relación fructífera con una organización benéfica. Si tiene algún tipo de interés personal en la causa de la organización benéfica elegida (si tiene una familia o una experiencia de primera mano sobre el tema para el que se recauda dinero) puede aportar una dimensión y un sentido de compromiso adicionales
Incluso si no tiene ningún vínculo emocional personal con la causa, si ve que un buen número de sus clientes y prospectos comerciales pueden estar interesados en la misión de la organización benéfica o probablemente disfrutarían del tema de sus eventos, también es una buena razón para participar.
También puede ser que si usted dona productos y servicios estos puedan beneficiar a los clientes de la organización benéfica, o puede donar productos que puedan venderse para recaudar dinero para la organización benéfica.
Lo principal es recordar que las conexiones intuitivas entre la organización benéfica elegida y su empresa son importantes, pero eso pasa a un segundo plano si se asegura de que los aspectos de embalaje y promoción de su relación con la organización benéfica son los adecuados.
Defina su público objetivo
Una vez marcadas todas las casillas correctas en cuanto a la decisión de la organización benéfica a la que se va a apoyar y la forma en que se va a involucrar, el siguiente paso es averiguar cuál es el público objetivo del evento.
Si está organizando un evento de recaudación de fondos en general, esto le dará vía libre para invitar a una amplia muestra de personas, pero si el evento está más orientado a un grupo más específico, como la comunidad empresarial o las familias, piense detenidamente en qué grupo demográfico es más probable que quiera asistir al evento y cómo encaja con sus objetivos empresariales y benéficos.
Asuntos de marketing
Si el evento va a ser un éxito y va a contar con una buena asistencia, tendrá que dedicar mucho esfuerzo a la comercialización de su recaudación de fondos.
Esto significa no sólo correr la voz y hacer que la gente conozca el evento con suficiente antelación, sino también convencer a estos potenciales colaboradores de que asistan y den generosamente, haciéndoles conocer la causa y los objetivos de la recaudación de fondos.
Si quieres devolver algo a la sociedad, una recaudación de fondos es una forma estupenda de hacerlo y, con la organización y planificación adecuadas, puede resultar un éxito para todos.