Consejos para su primera videoconferencia digital
Hay miles de maneras de aprovechar la libertad que ofrecen las reuniones virtuales y las videoconferencias. Aunque las empresas lo utilizan principalmente para reducir los gastos de viaje y demás, Uloop informa de que las escuelas se han sumado a la actualización tecnológica con nuevos programas de aprendizaje a distancia basados en videoconferencias en todo el mundo. Realmente no hay límite para el tipo de conexiones que se pueden hacer en este nuevo mundo de la comunicación virtual.
Sin embargo, si no tienes experiencia con la tecnología, puede ser un poco desalentador empezar. Tanto si tienes tu primera clase a distancia mañana como si vas a asistir a tu quinta reunión virtual esta semana, hay algunos consejos y trucos sencillos que puedes seguir no sólo para mejorar tu experiencia, sino la de todos los que están al otro lado de Internet.
1. Conectar a tiempo
No importa el motivo por el que asistas a una videoconferencia, llegar tarde es la peor manera de empezar. Ser puntual no sólo evita que te pierdas información valiosa, sino que, según Social Barrel, es absolutamente fundamental para causar la mejor primera impresión posible. Llegar tarde no sólo hace que tengas que esforzarte para ponerte al día, sino que puede ralentizar el progreso de toda la conferencia mientras el anfitrión, el instructor o el ponente se toman el tiempo de ponerte al día de lo que te has perdido.
2. Habla con claridad y espera tu turno
Nunca interrumpas a nadie en una reunión digital u otra videoconferencia. Esto no sólo es de mala educación, sino que siempre hay un ligero desfase entre tú y el orador, por lo que tu interrupción se producirá en un instante diferente al previsto, a menudo cortando a los oradores a mitad de la frase en lugar de en medio de una larga explicación o declaración. Una vez más, esto ralentiza el progreso de la reunión y es sencillamente grosero. Cuando hables, asegúrate de enunciar con claridad y de hablar a un nivel normal; no grites, pero tampoco susurres. Además, trata de no respirar en el micrófono, no tanto porque sea de mala educación sino porque escuchar tu respiración puede hacer que los demás asistentes se sientan al menos un poco incómodos.
3. Mostrar la cara
Asegúrate de que, sobre todo en el caso de las videoconferencias, colocas la cámara en un ángulo nivelado y que la sala está bien iluminada. La iluminación lateral es la mejor opción, mientras que la retroiluminación es la peor. Si tienes que mover el ordenador o la lámpara para evitar que la luz incida directamente sobre la cámara, hazlo. Esto no sólo facilita la interacción con usted, ya que los demás asistentes podrán ver su cara, sino que también ayudará a los asistentes con problemas de visión a enfocar si evita las luces demasiado brillantes en su cámara.
4. Vestirse
Este es un problema más común en el mundo de los negocios que en el de la educación a distancia, ya que muchos estudiantes asisten incluso a las clases en el campus en pijama, pero no deja de ser un punto importante. Como se señala en Entrepreneur.com, nunca se sabe cuándo puede resbalar la cámara, si hay que estar de pie o cualquier otra situación posible. Puede ser tentador llevar una camisa profesional y calzoncillos, asumiendo que los otros asistentes sólo te verán de cintura para arriba, pero esta práctica -aunque cómoda- simplemente no es recomendable.
5. Pruebe su equipo de antemano
Muchos servicios de videoconferencia y reuniones digitales tienen una comprobación de audio y vídeo que puedes ejecutar antes de conectarte a la reunión. Si encuentras esta opción, aprovéchala y ahorra a todos la molestia de esperar a que tu micrófono funcione para poder continuar la reunión o la clase. También puedes conectarte con un solo compañero para probar tu equipo, con lo que estarás completamente seguro de que se comportará incluso en una llamada propiamente dicha con vídeo, y permitirás que tu compañero esté seguro de lo mismo. Una vez que estés seguro de que todo funciona, conéctate, aunque sea un poco temprano.
La última palabra
Hay mucho más sobre la etiqueta de las videoconferencias, pero estos consejos deberían hacer que tu primera reunión virtual sea mucho más fácil que ir a ciegas. Es posible que tengas que modificar la forma de cumplir cada una de estas pautas según el sistema que utilices: Blue Jeans Video Conferencing, por ejemplo, permite entre 25 asistentes para una reunión estándar, así que si participas en una reunión o clase numerosa, llegar temprano es aún más importante para asegurarte de que puedes participar desde el salto en lugar de esperar a que el instructor o el orador se actualicen.
Siempre que seas puntual, hables claro y respetes a tus compañeros, tu primera reunión virtual debería salir bien. No es tan diferente de una reunión en persona, sobre todo con las soluciones virtuales más fáciles de usar, y cuanto antes entiendas lo similar que es, más cómodo te sentirás.