Cosas que hay que tener en cuenta al reservar una sala de reuniones en un hotel
A la hora de buscar el lugar adecuado para su reunión, hay que tener en cuenta, como mínimo, la ubicación, el presupuesto y el tamaño de la reunión. Pero ninguno de esos factores importará cuando usted y la dirección del hotel que elija fallen en el cuidado de los detalles que cuentan.
Hay múltiples puntos en los que un evento puede salir mal. Considere estos problemas reales y muy comunes: Se comunicó una hora/fecha equivocada. Cálculo erróneo del tráfico en el lugar de celebración. Instalaciones y tecnología mal comunicadas. Cargos ocultos increíbles. Lo que sea, si puede salir mal, saldrá mal.
Dicho esto, he aquí 5 cosas que hay que tener en cuenta al reservar una sala de reuniones en un hotel:
1. Cronometraje
Celebrar una reunión o un seminario en la fecha adecuada. El día y la hora son importantes. No, no se trata de Feng Shui (bueno, quizá sí para algunos…) se trata de acomodar a tus asistentes e invitados cuando les convenga.
He estado en un evento en un hotel, donde hay otro gran evento que comienza el mismo día y a la misma hora. Cuando esto ocurre, el hotel puede estar demasiado lleno y entrar y salir de las salas de reuniones es estresante.
Asegúrese de comunicar a la dirección del hotel sus preocupaciones y de discutirlas antes de firmar el contrato de reserva. Un buen hotel te aconsejará cuándo reservar, no intentará colarte para ganar dinero.
2. Instalaciones y servicios
Una lista de instalaciones y servicios está bien, pero hay que asegurarse de que la lista lo cubre todo. ¿Está incluida la pizarra? ¿Se proporciona agua? ¿Y el sistema de sonido? Si es así, ¿de qué calidad es? Si se discute en detalle, se elimina la molestia de saber lo que se va a tener y lo que no, y se ahorra cualquier ansiedad futura.
3. Las listas de precios y los extras ocultos
Asegúrate de conocer todos los precios y lo que incluyen. Asegúrate también de si habrá cargos adicionales y asegúrate de que las condiciones y los importes están bien detallados en tu contrato de reserva.
4. Alojamientos
Si su reunión o evento termina a altas horas de la noche o se extiende durante un par de días, es posible que tenga que hablar de reservar habitaciones de hotel para sus asistentes o invitados. Comunícalo a tus ponentes, asistentes o invitados y asegúrate de que hay suficientes habitaciones para todos.
5. Confirmación de la reserva
No subestime la confirmación de su reserva. Hay historias de cómo reuniones, seminarios o exposiciones nunca se llevaron a cabo porque hubo un error de comunicación en la fecha y hora del evento.
Cuando reserves, asegúrate de que el sitio web del hotel utiliza un sistema de software de reserva de habitaciones fiable, como meetings maker. Un simple formulario web no es suficiente: no es fiable y lo más probable es que tengas que confirmar y reconfirmar tu reserva.
Para llevar
Reservar una sala de reuniones parece una actividad sencilla. Sin embargo, hacerlo mal puede poner en peligro todo el evento. Utilice los consejos que se encuentran en este post para asegurarse de que puede sacar el máximo partido a su reserva.